Віртуальна атс для бізнесу

За допомогою хмарної АТС можна налаштувати корпоративний телефонний зв'язок у будь-якому офісі, в будь-якому місці. Це телефонна станція, коли сервер фактично розташований у провайдера, а зв'язок здійснюється за допомогою мережі інтернет. Відсутність кабелів, дорогої техніки, виділених приміщень для станції зробили хмарну АТС комфортною, економною та ефективною для ведення бізнесу.

Навіщо потрібна віртуальна АТС

ВАТС може працювати за допомогою 3-х технологій:

• SIP – протокол передачі;
• VoIP – передача голосу;
• IP-телефонія – спілкування через інтернет.

Всі технології зосереджуються на сервері постачальника послуги, який відповідає за роботу телефонії та збереження дзвінків. Причому сценарій роботи АТС налаштовується окремо під кожного клієнта.

Для використання хмарної АТС користувачеві потрібно підключитися за допомогою шлюзів - обладнання, що нагадує маршрутизатор або програмного забезпечення.

Навіщо потрібна віртуальна телефонна станція:

• щодня та цілодобово повідомляє про вхідні дзвінки, так можна передзвонити клієнту;
• використовується для коллтрекінгу, є опція голосової пошти та встановлення багатоканального номера;
• здійснює запис та аналіз дзвінків;
• перерозподіляє дзвінки з появою черги, причому пріоритетно вони направляються найменш зайнятому оператору;
• можна організовувати корпоративні конференції та коллтрекінг;
• інтеграція з усіма CRM.

Переваги віртуальної АТС для бізнесу

Віртуальна АТС дає для просування бізнесу безліч корисних функцій:

1. Багатоканальні номери. ВАТС може підключати більше 100 абонентів відразу. Якщо співробітники компанії зайняті, дзвінки займають черговість, потім відправляються на менеджера, що звільнився.
2. Голосове меню. Віртуальні АТС знижують навантаження на операторів завдяки інтеграції IVR-технології – записані голосові повідомлення, які дозволяють вирішити часті однакові питання замовників та перенаправити їх на потрібного менеджера, якщо проблему вирішити не вдалося. Способи спрямування дзвінків попередньо встановлюються з урахуванням діяльності фірми.
3. Додаткові номери. За допомогою хмарної АТС можна встановити для кожного працівника або відділу швидкий номер набору для дзвінків у мережі або перенаправлення покупців. У цьому навіть працівники перебувають у різних містах, наприклад, у Самарі та Санкт-Петербурзі, спілкування буде бесплатным.
4. Запис дзвінків. Опція допомагає швидко вирішити конфлікти, стежити за роботою співробітників, аналізувати продажі.
5. Детальні звіти. Можна простежити кількість пропущених і прийнятих дзвінків, коли це сталося, скільки тривали і т.д.
6. Голосова пошта. За допомогою цієї опції компанія може обробляти дзвінки навіть у вихідні, оскільки потенційний клієнт може записувати менеджерам голосові повідомлення.
7. Синхронізація з сайтом. При використанні віртуальної АТС можна поставити веб-віджети на сайт, тому покупці зможуть замовляти зворотний дзвінок за допомогою них.
8. СМС-спілкування. Зі встановленого номера на АТС можна інформувати замовників про статус товару, знижки тощо
9. Синхронізація з будь-яким CRM. Ці сервіси дозволяють переконатися в успішно проведеній угоді, проконтролювати статус товару, дізнатися історію дзвінків.
10. Захист конфіденційності клієнтів. В АТС встановлені складні паролі та блокування, якщо вони були неправильно введені.
11. Чорний список. Забороняє дзвінки від клієнтів у чорному списку.

Крім цього, віртуальна АТС дозволяє фірмі визначити причину відсутності продажів. Можна стежити, як оператори спілкуються із замовниками, аналізувати, чому клієнт не здійснив покупку, налаштувати скрипти продажу.

Функції віртуальної АТС

Технологія робить доступними такі функції:

• статистика дзвінків;
• настроювання АТС за допомогою ПЗ;
• голосові повідомлення;
• запис дзвінків;
• голосове меню;
• переадресація дзвінків;
• проведення трекінгу;
• єдиний довідник телефонних номерів;
• синхронізація з CRM та FMC;
• Зворотній зв'язок;
• автоматичний дозвон.

Принцип роботи АТС:

1. Дзвінок спрямовується в «хмару». Причому використовується багатоканальний режим. Так віртуальний сервер може отримувати відразу більше 100 дзвінків.
2. Хмара надсилає дзвінки операторам, які знаходяться в офісі або віддаленій роботі.

Станція може виконувати будь-які встановлені сценарії дій:

• перенаправити дзвінок;
• промовити вітання від компанії та включити голосове меню (наприклад, «виберіть 1, вас з'єднають…, виберіть 2 …» і т.д.);
• записує дзвінок, відправляє його в хмарне сховище або пересилає електронною поштою;
• надсилає дзвінок на оператора, що звільнився.

Що таке віртуальні АТС для бізнесу і навіщо вона потрібна, дивіться на цьому відео:

Як вибрати віртуальну АТС для бізнесу

Перед тим як вибрати АТС, необхідно вирішити, що саме потрібно робити? Телефонізувати робоче місце з нуля, позбудеться аналогової станції, перейшовши на віртуальну, записувати дзвінки тощо.

Якщо в офісі вже встановлена ​​IP-телефонія, потрібно визначити, чи задовольняє провайдер умовам АТС, після проаналізувати інших постачальників послуг. Якщо фірма раніше не підключала IP-телефонію, то вона має великий вибір провайдерів.Головні відмінності в їхній АТС – наявність безкоштовних функцій, тарифи та знижки за 1 міс., квартал, рік, можливість додавання нового ID адреси, надійність послуг.

Нижче перелічені опції можуть перебувати в основному тарифі або купуватися за додаткову оплату:

• підключення до телефонної розмови інших операторів, з'єднання працівників без звуку, щоб підказати, яку замовник не почує;
• оцінка роботи оператора при закінченні дзвінка;
• захист від прослуховування;
• загальна база телефонних номерів співробітників фірми;
• організація конференцій;
• статистика дзвінків;
• об'єднання працівників у спільну мережу (зокрема стільникові телефони), у своїй дзвінки є бесплатными;
• можливість підтримки різних встановлених сценаріїв роботи з телефонними дзвінками;
• синхронізація з різними бізнес-додатками;
• масові дзвінки;
• масштабованість.

Як підключити та налаштувати віртуальну АТС

Для підключення АТС потрібно комп'ютер з виходом в інтернет та гарнітура для спілкування. Розробники створили багато різних додатків зі зрозумілим інтерфейсом, тому все можна зробити самостійно.

У цьому плані хороший провайдер Zadarma - вартість дзвінків становить від 0, 54 руб/хв, віртуальна АТС підключається безкоштовно і доступна на всіх тарифних планах, підключення займає не більше кількох хвилин. Крім того, ніщо не заважає підключитися до Задарма як фізична особа та скористатися всіма принадами IP-телефонії та віртуальних АТС. Як альтернативу можна розглянути Telphin або Sipnet.

Спочатку підберіть провайдера АТС і встановіть безкоштовну тестову програму з сайту постачальника послуг. При цьому необхідно вказати:

• ПІБ;
• номер абонента, на який почнуть надходити повідомлення про пропущені дзвінки, куди буде перенаправлено і т.д.;
• адреса електронки.

Після на електронну пошту прийде лист із посиланням на хмарну телефонну станцію, Login та Password. Перейдіть за посиланням та вкажіть необхідну інформацію, так можна отримати доступ адміністратора. При цьому створюється відділ продажу, і пропонуються різні варіанти налаштувань.

Після потрібно додати працівників, для цього потрібно:

• ввести Login і Password;
• вказати посаду співробітника;
• призначити обмеження доступу;
• вказати корпоративний номер.

Після введення всієї інформації на електронну пошту працівника надішле запрошення до хмарної АТС.

Тепер потрібно вказати відділи для автоматизованого перерозподілу вхідних викликів. У необхідному розділі слід зробити такі маніпуляції:

• вказати назву та корпоративний номер відділу;
• перетягнути до розділу список працівників;
• вказати схему перерозподілу дзвінків;
• створити автовідповідач або визначити переадресацію, якщо працівники не можуть відповісти на телефон.

Далі потрібно встановити вхідні дзвінки, вказавши графік роботи компанії. На цьому етапі створюється голосове меню.

Тепер у додатку можна побачити всіх працівників, які підключені до сервісу.

Питання експерту Чому я маю проблеми зі зв'язком зі сторонніми номерами?

Іноді виникають проблеми із дзвінками з номерів мобільних телефонів до АТС. У цьому випадку техпідтримка провайдера не допоможе, оскільки за з'єднання до кінцевого номера відповідальний мобільний оператор абонента. Щоб прискорити вирішення питання, варто підібрати низку прикладів неполадок із зв'язком, де вказати точний час та номер абонента. Так, мобільний оператор швидше вирішить цю проблему. Як довго за часом перезавантажуватиметься хмарна АТС? Після цього збиваються налаштування чи ні?

Телефонна станція перезавантажується не більше ніж 15 секунд. При цьому активні дзвінки припиняються, налаштування не змінюються. Що з обладнання мені потрібно для використання віртуальної АТС

Для використання хмарного АТС може знадобитися телефонний SIP-пристрій. За своїм виглядом воно схоже на аналогову станцію, але має ряд можливостей, які потрібні для роботи з віртуальним номером.Аналогові прилади також можна використовувати, проте для їх налаштування потрібно окремо докупити спеціальний шлюз. Найпростіший варіант це: комп'ютер з інтернетом та гарнітура для спілкування. Чи можу я підключити до віртуальної АТС свій номер?

Під час переходу на хмарну АТС іноді важливим є збереження телефонного номера, який вже знають замовники і він вказаний у рекламних буклетах. Це можна зробити, але цей номер повинен підтримувати протокол SIP.

Дешевизна установки віртуальної АТС зробила її зручною і затребуваною для бізнесменів-початківців і стартапів. Вибір провайдера для офісу залежить від необхідних завдань компанії. Хмарна АТС часто використовується для дрібних та середніх підприємств, які мають відділ продажу та зворотний зв'язок з клієнтом.