5 методів постановки завдань: все зрозуміло і зроблено вчасно

Коли завдання не виконуються, винен часто не тільки той, хто їх робив, але й той, хто ставив. Адже від правильної постановки безпосередньо залежить якість та ефективність виконання. Не доклали інструкцій, не пояснили цілей та очікуваних результатів, не дали інструментів – от у співробітника чи підрядника і не вдалося зробити все, як потрібно.

Складність ще й у тому, що часто з позиції постановника складно оцінити, яка саме інформація, дані та інструменти потрібні виконавцю. Першому здається, що все очевидно, а для другого це не так. Щоб цього уникнути, можна використовувати методи постановки завдань, які допомагають розкласти все по поличках, не прогаяти нічого важливого і підвищити шанси на успіх. У статті розглянемо 5 таких методів із прикладами.

SMART

Один із найпопулярніших підходів, який дозволяє зібрати воєдино всю необхідну інформацію та сформулювати завдання максимально чітко та зрозуміло. Спочатку використовувався для постановки цілей, але підходить і для завдань.

Букви абревіатури позначають критерії правильно поставленої задачі:

• Specific – конкретна;
• Measurable – вимірна;
• Achievable – досяжна;
• Relevant – значима;
• Time bound – обмежена в часі.

Важливо, щоб завдання відповідало всім п'яти критеріям

Приклад. Припустимо, замовнику потрібно отримати більше трафіку з контекстної реклами у високий сезон – новорічні свята. І тому він ставить завдання виконавцю – підряднику з контекстної реклами. Щоб вона відповідала SMART-критеріям, її можна сформулювати так:

Збільшити трафік з реклами на 20% до 31.12.22 за рахунок запуску РСЯ та реклами в Telegram Ad Platform.

У такому формулюванні завдання:

• конкретна – показує, який потрібно отримати результат і в який спосіб;
• вимірна – зазначений відсоток, на який потрібно збільшити трафік;
• досяжна – враховуючи, що РСЯ та Telegram Ad Platform ще навіть не запускали;
• значна – компанії важливо отримати більше трафіку на сезон, щоб максимізувати прибуток;
• обмежена в часі – вказаний термін.

Почитати більше про SMART можна тут.

TOTE

Модель орієнтована постановку завдань програмістам, оскільки працює за принципами алгоритму, але й взаємодії з співробітниками і підрядниками інших спеціальностей теж підійде. Особливо корисна для роботи з новачками, тому що розкладає завдання та процес роботи над нею по поличках.

На відміну від методу SMART, тут літери абревіатури позначають не критерії, а глави ТЗ та частково етапи роботи над завданням:

• Test1 – який результат потрібно отримати чи що конкретно зробити;
• Operation – які дії потрібно виконати, щоб отримати результат;
• Test2 – як ми зрозуміємо, що рухаємося до результату;
• Exit – як ми зрозуміємо, що досягли результату.

Такий підхід допомагає виконавцю краще зрозуміти завдання, тому що показує, як досягти результату та переконатися, що отримали саме те, що потрібно.

Чіткий алгоритм постановки задачі за TOTE

Спеціаліст з контекстної реклами взяв у помічники новачка і вирішив почати практику з найпростішого, наприклад зі складання оголошень. Таке завдання, поставлене за TOTE, може мати такий вигляд:

Підготувати оголошення для рекламної кампанії Ательє.

T1: Потрібно скласти оголошення відповідно до узгодженої з клієнтом концепції (у файлі) за шаблоном (додаю) та нашими правилами (у чек-листі). Оголошення повинні містити два заголовки, тексти, швидкі та відображені посилання.

O: Чек-лист завдання:

Вивчити концепцію та чек-лист зі створення оголошень;

Скопіювати у шаблон ключові фрази та заповнити всі поля для кожної;

Перевірити оголошення за чек-листом та на відповідність обмеженням Директа;

Узгодити результат.

T2: Щоб не переробляти, роби все в цій послідовності.

E: Результатом буде заповнений та узгоджений шаблон, готовий до завантаження в Яндекс Директ.

HD-RW-RM

Спосіб дозволяє дати виконавцю всю необхідну інформацію, не забувши нічого важливого. Почасти перетинається зі SMART, але враховує не критерії, а інформаційні блоки ТЗ.

Букви абревіатури позначають розділи шаблону, за яким зручно заповнювати завдання:

• Header – заголовок, відповідає питанням «Що треба зробити»;
• Description – опис, занурює у контекст завдання та деталі;
• Result – результат, що визначає критерії, за якими визначатимемо, що завдання виконано;
• Way – шлях, що може показувати, з чого почати, або містити чіткий алгоритм з точками контролю;
• Redline – час та пріоритет, виставляє терміни та показує, наскільки завдання важливе;
• Motivation – мотивація, пояснює, навіщо результат потрібен постачальнику, виконавцю та іншим зацікавленим сотрудникам.

Головна відмінність від інших методів – у блоці «Мотивація». Розуміючи, навіщо це потрібно, виконавець може відповідальніше підійти до виконання задачи.

Шаблон для постановки таких завдань може виглядати так

Невелика команда фахівців з контекстної реклами зростає, і, щоб масштабуватися безболісно і підтримувати рівень якості на кожному проекті, потрібно стандартизувати процеси. .Керівник ставить одному з найдосвідченіших членів команди завдання описати процес налаштування кампанії в Яндекс Директі. Важливо врахувати всі нюанси, адже від чіткості процесів може залежати дохід всієї команди загалом і кожного фахівця окремо.

Поставлене за методом HD-RW-RM, завдання може виглядати так:

Стандартизувати налаштування кампаній в Яндекс Директі.

Завдання важливе, оскільки впливає на репутацію та прибуток, але співробітник досвідчений, тому йому можна не розписувати весь процес по кроках.

До речі, отримувати більше прибутку від ведення контекстної реклами можна не тільки за рахунок зростання клієнтської бази, а й за допомогою партнерських програм. Наприклад, учасники партнерської програми click.ru отримують до 15% від рекламного обігу клієнтів.

CLEAR

Методику розробив канадський бізнес-тренер і весляр Адам Крик як альтернатива моделі SMART. На відміну від неї, CLEAR дозволяє ставити більш гнучкі завдання, які можуть змінюватися в залежності від обставин.

Букви абревіатури позначають критерії, яким має відповідати правильно поставлене завдання:

• Collaborative – командна, мотивує співробітників працювати разом;
• Limited – обмежена, за аналогією зі SMART – досяжна та обмежена в часі;
• Emotional – емоційна, цікава виконавцям;
• Approachable – доступна, можна розбити на дрібні підзадачі;
• Refinable – гнучка, може змінюватися в процесі виконання.

Перший критерій передбачає, що метод краще використовувати, коли потрібно поставити завдання кільком співробітникам або групі виконавців, інакше в ньому втрачається сенс.

Критерії інші, принцип той же

Приклад. Системи контекстної реклами регулярно випускають оновлення та нові інструменти. Щоб залишатися в тренді та не розгубити клієнтів, у відділі контекстної реклами вирішили поставити регулярне завдання для всіх фахівців: щомісячно вивчати оновлення, перевіряти, на яких проектах вони можуть бути корисними, та надсилати пропозиції щодо оптимізації клієнтів.

Ось як можна сформулювати це завдання за CLEAR:

Направляти клієнтам пропозиції щодо підключення нових інструментів рекламних систем до 10 числа кожного місяця.

Так вона відповідає методиці:

• командна – завдання поставили всьому відділу, співробітники можуть допомогти один одному розібратися в оновленнях та скласти пропозиції;
• обмежена – вона досяжна і має терміни (до 10 числа);
• емоційна – виходить за рамки стандартних процесів і дозволяє проявити свої навички та знання у маркетингу;
• доступна – можна розбити на підзавдання: вивчити оновлення, проаналізувати проекти у роботі тощо;
• гнучка – в один місяць Яндекс Директ випускає оновлення одне за одним, в інший – ледве змінює щось по дрібниці.

FAST

Ще одна альтернатива методу SMART, розроблена Массачусетським технологічним інститутом. Ця методика також орієнтована на командну роботу та амбіції виконавців, тому навряд чи підійде для рядових завдань на кшталт збору семантики або аналізу майданчиків у РМЯ.

Так само як у SMART і CLEAR, літери абревіатури позначають критерії задачі:

• Frequently discussed – часто обговорювана, про завдання в команді постійно говорять, щоб не згаяти її з виду;
• Ambitious – амбітна, здійсненна, але не надто легка, щоб могла надихнути виконавців на досягнення більшого;
• Specific – конкретна, за аналогією зі SMART;
• Transparent – ​​прозоре, саме завдання та мета, для досягнення якої її потрібно зробити, видно всій команді.

Методика допомагає ставити та працювати з важливими для компанії або проекту завданнями так, щоб вони залишалися у фокусі та виконувались якісно.

Мабуть, вибирати між SMART, CLEAR та FAST можна залежно від типу та важливості завдання, а також від того, кому вона адресована

Пример. В агентстві вирішили підвищити рівень клієнтського сервісу за рахунок більш прозорих та зрозумілих звітів з контекстної реклами. Перед відділом стоїть глобальне завдання: підібрати відповідний інструмент і перенести до нього всю клієнтську звітність.

За FAST завдання можна сформулювати так:

Підібрати та впровадити до 1 грудня систему візуалізації даних з можливістю будувати динамічні звіти з контекстної реклами, щоб зробити звітність швидше для фахівців та зрозумілішою для клієнтів.

Пройдемося за критеріями:

• часто обговорювана – завдання зачіпає всіх співробітників відділу, тому її обговорюватимуть;
• амбіційна – вона непроста, тому що глобальна, але здійсненна;
• конкретна – показує, який необхідно отримати результат (динамічні звіти у системі візуалізації данных);
• прозора – всім співробітникам зрозуміло, що зробити (підібрати та впровадити) і навіщо це потрібно (прискорити процеси та зробити звіти зрозумілішими).

7 корисних інструментів для постановки задач

Вибрати один метод і відточувати його або використовувати різні способи для постановки завдань різної складності співробітникам різного рівня – вирішувати вам.У будь-якому випадку, всі завдання потрібно десь фіксувати. Тому ділимося добіркою таск-менеджерів, у яких можна ставити завдання з будь-якої з цих методологій. Вибирайте, виходячи з потреб та розмірів вашої команди:

1. Trello
2. Wrike
3. Asana
4. ActiveCollab
5. Todoist
6. Битрикс24
7. ПланФікс