Вибираємо краще: eCM-системи vs СЕД

Системи управління корпоративним вмістом (ECM-системи) - це види програмних технологій, які широко застосовуються в управлінні, зберіганні, отриманні та захисту неструктурованою інформації, що має безпосереднє відношення до управління бізнес-процесами в будь-якої організації.

Деякі плутають ECM-системи і системи електронного документообігу (СЕД). Плутанина між цими визначення виникають через те, що дуже часто СЕД крім модулів управління документообігом підприємства включає і деякі можливості ECM. Як, наприклад, взаємодія співробітників по підготовці документів. У такій ситуації цілком можна обговорювати розширення функціоналу до ECM-системи.

Основна відмінність ECM-системи від СЕД в тому, що крім ведення електронного документообігу підприємства, ECM-системи створюють єдиний інформаційний простір для всіх користувачів організації, а також забезпечують автоматизацію бізнес-процесів.

Завдяки використанню ECM-систем відбувається оптимізація трудових ресурсів, і значно зменшуються операційні витрати підприємства.

Зазвичай ECM-системи включають наступним підрозділи (модулі), кожен з яких інтегрується з іншими підрозділами, а також може існувати окремо.

Нижче представлені деякі з них:

  • Модуль управління електронним документообігом підприємства;
  • Модуль підтримки бізнес-процесів;
  • Модуль управління web-контентом корпоративного сайту або порталу,
  • Модуль управління медійним контентом;
  • Модуль управління знаннями;
  • Модуль управління доступом до змісту, забезпечення необхідною інформацією в незалежності від часу і місця.

Кожен з підрозділів вимагає певних умінь і навичок. Так, наприклад, управління Web-контентом корпоративного сайту або порталу вимагає конкретних знань з адміністрування Інтернет-ресурсів, а модуль управління електронним документообігом підприємства - специфіку внутрішнього руху документів.

ECM-системи об'єднують зміст документів і управлінські аспекти підприємства, формуючи єдине середовище для управління документообігом, і зменшує кількість робочих дій для реалізації бізнес-завдань. Таким чином, корпоративне вміст стає доступним для тих користувачів, яким воно необхідне для швидкого і якісного виконання роботи.