Різниця між офіс-менеджером і секретарем

Різниця між офіс-менеджером і секретарем

З кожним роком кількість посад, що вводяться сучасними компаніями, неухильно зростає. Якщо пару десятків років тому практично всі адміністративні працівники називалися секретарями, то сьогодні куди більш популярним словом стало "менеджер". Досить додати до нього відповідну приставку, щоб визначити обов'язки співробітника. Менеджери з персоналу, з реклами, по роботі з клієнтами, з просування бренду, з продажу - продовжувати цей список можна до безкінечності. Ми ж поговоримо про професії, посадові функції представників якої для багатьох є таємницею за сімома печатками.

Зміст статті

  • Визначення
  • Порівняння

Визначення

Офіс-менеджер - співробітник компанії, відповідальний за поточну роботу офісу. Дана посада є управлінською. Співробітник стає своєрідним посередником між рядовим персоналом, начальством, а іноді і клієнтами. На плечі менеджерів також лягають діловодство, забезпечення офісу канцтоварами та іншими витратними матеріалами, контроль над робочим станом техніки і різні секретарські обов'язки. До останніх належать реєстрація кореспонденції, ведення обліку дзвінків, організація нарад, зустріч відвідувачів і т. Д. У великій компанії може існувати кілька офіс-менеджерів, закріплених за своїми відділами.Попит на таких фахівців є досить високим. Здобувачі на дану вакансію повинні володіти грамотною мовою, навичками ведення діловодства, знанням ПК і високою швидкістю друку, досвідом адміністративної роботи.

Секретар

Секретар - офісний працівник з широким колом обов'язків. Він є головним помічником і правою рукою керівника. Співробітник приймає телефонні дзвінки і зустрічає відвідувачів, вирішує організаційні питання, планує робочий час начальника, займається веденням діловодства. До секретарям сьогодні пред'являються досить високі вимоги. Вони повинні бути відповідальними, виконавчими, комунікабельними, акуратними, володіти знанням ПК та іноземних мов. Сам термін "секретар" походить від латинського "секрет". У Стародавньому Римі так називали довірених осіб чоловічої статі. Секретарі при царських дворах не тільки записували укази, а й часто зосереджували в своїх руках велику владу. З винаходом друкарської машинки професія стала вважатися швидше жіночої, ніж чоловічий.

до змісту ↑

Порівняння

Будь-яка серйозна і досить велика компанія має в своєму штаті обидві цих посади. Менеджер контролює роботу офісу і забезпечує його необхідними матеріалами, стежить за станом техніки і встановлює зв'язок між співробітниками і керівником. У деяких організаціях в його обов'язки також входить спілкування з клієнтами. Тоді як секретар виконує особисті доручення керівника і є його головним помічником. Він перенаправляє начальству надходять дзвінки, організовує зустрічі, готує необхідну документацію.Основна відмінність офіс-менеджера від секретаря полягає в тому, що перший вважається управлінцем. У його підпорядкуванні знаходиться адміністративний персонал, чию роботу повинен координувати співробітник. Тоді як секретар не може похвалитися такими повноваженнями. Він складається в підпорядкуванні у керівника і часто не має права самостійно приймати рішення.

Офіс-менеджер

Якщо офіс-менеджер є організатором, то секретаря прийнято вважати виконавцем. Функції першого можна розділити на управлінські, адміністративні, господарські, контрольні та звітні. Тоді як коло обов'язків секретарів набагато вже. Але, незважаючи на це, вимоги до них пред'являються більш жорсткі. Оскільки секретар є правою рукою керівника, він повинен відповідати всім уявленням начальника про ідеальний помічника. Тому такий співробітник повинен, умовно кажучи, вміти і варити смачну каву, і зав'язувати краватку. Що ж стосується посади офіс-менеджера, то її здатний зайняти будь-яка освічена і комунікабельна людина, що володіє навичками роботи з ПК і вміє поводитися з офісною технікою.

Підіб'ємо підсумок, в чому різниця між офіс-менеджером і секретарем.

Офіс-менеджер Секретар
Контролює роботу офісу Виступає правою рукою керівника
Є управлінцем Не має права самостійно приймати рішення
Організатор Виконавець
Володіє більш широким колом обов'язків Функції кілька вже
до здобувачеві не пред'являється високих вимог Кандидат на посаду підбирається з урахуванням побажань начальства і його уявлень про ідеальний помічника